Creare una comunità di pratiche per la trasformazione digitale: un passo verso un futuro migliore

Coinvolgere i diretti interessati nella costruzione di un’ampia e coesa comunità di pratica per il miglioramento dei patrimoni informativi digitali.

Promuovere l’innovazione e l’apertura attraverso il confronto e la condivisione di esperienze a livello locale, nazionale e internazionale.

Per realizzare con successo la trasformazione digitale e migliorare l’efficienza dei patrimoni informativi digitali, è necessario creare una comunità di pratica ampia, coesa, aperta e innovativa. Ma come possiamo raggiungere questo obiettivo coinvolgendo i diretti interessati, la comunità di riferimento e i protagonisti che si confrontano quotidianamente con la gestione dei documenti digitali in diverse organizzazioni e amministrazioni?

Il concetto di una comunità di pratiche per gli archivi digitali non è nuovo. Nel 2017, ad esempio, l’Associazione nazionale archivistica italiana in collaborazione con il Centro di ricerca Digilab della Sapienza ha pubblicato un volume intitolato "Una comunità di pratiche per i responsabili della gestione documentale: questioni aperte e nuove prospettive". Questo progetto di ricerca, finanziato dalla Regione Lazio e dedicato alle reti istituzionali necessarie alla trasformazione digitale, ha visto la partecipazione di numerose amministrazioni, ricercatori universitari e imprese del settore.

L’obiettivo di creare una comunità di pratiche per gli archivi digitali, che sostenga coloro che sono impegnati quotidianamente in questa complessa sfida, era già da tempo un’idea radicata tra i professionisti e gli operatori del settore. Tuttavia, nonostante il successo del progetto, non è stato possibile garantire la continuità operativa una volta concluso il finanziamento biennale. Questo ha evidenziato i rischi legati alla dispersione delle conoscenze e la difficoltà di assicurare una collaborazione a lungo termine senza investimenti adeguati.

Tuttavia, recentemente si è riparlato dell’importanza di una comunità di pratiche, come dimostrato dal ForumPA più recente. L’Associazione nazionale archivistica italiana (ANAI) ha risposto positivamente all’invito a promuovere un incontro dedicato ai responsabili della gestione documentale. Questa volta, l’obiettivo non era quello di realizzare un progetto specifico, ma di avviare un percorso concreto insieme ai diretti interessati, creando una comunità di riferimento in cui condividere esperienze e confrontarsi con le sfide della transizione al digitale nei sistemi documentali e nella gestione dei dati.

Uno dei modelli di successo in questo campo è rappresentato da Procedamus, una rete che coinvolge da tempo i responsabili della gestione documentale delle università italiane attraverso iniziative di formazione e lavoro condiviso. Questo progetto si concentra sull’ottenimento di risultati concreti, adotta approcci trasversali e sviluppa strumenti per risolvere problemi comuni e favorire la crescita condivisa della comunità di professionisti che si occupano di dati, informazioni, documenti, trasparenza, amministrazione digitale e procedimenti amministrativi.

Ora è necessario rafforzare e ampliare le relazioni esistenti, senza sostituire le reti già esistenti, ma creando un contesto di collaborazione sistemica. L’obiettivo è sostenere la circolazione dei contenuti e dei prodotti, affinché i risultati raggiunti possano raggiungere un pubblico più ampio e la collaborazione possa assumere una forma più strutturata.

Le forme di collaborazione di successo richiedono una serie di condizioni preliminari, come la definizione degli argomenti di interesse comune, l’indicazione chiara degli obiettivi e dei criteri per la selezione delle esperienze ritenute pertinenti. Inoltre, è fondamentale rendere visibili le esperienze maturate dai partecipanti, trasformandole in un patrimonio comune riconosciuto per le potenzialità di miglioramento che rappresentano.

Senza la creazione di una comunità di pratica ampia, coesa, aperta e innovativa, la trasformazione digitale rimane un obiettivo lontano e irraggiungibile. È importante sfruttare le opportunità offerte dagli strumenti di interazione professionale per migliorare la qualità dei sistemi documentali e promuovere l’innovazione. Condividere le esperienze e le soluzioni, lavorare insieme e creare una rete di supporto può portare a un futuro migliore per la gestione dei patrimoni informativi digitali.

La strada da percorrere è ancora lunga, ma è fondamentale avviare un percorso di collaborazione che consenta lo scambio di conoscenze, lo sviluppo di nuove idee e l’implementazione di soluzioni innovative. Solo attraverso la creazione di una comunità di pratiche solida e coesa possiamo raggiungere gli obiettivi ambiziosi che l’Italia si è prefissata per la trasformazione digitale.

20 Giugno 2023 © Redazione PANTAREI Fondazione Premio Antonio Biondi